Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych

§1. Przedmiot umowy

Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług udostępnianych za pośrednictwem Systemu.

Procesor zobowiązuje się przetwarzać dane zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
• niniejszą Umową,
• udokumentowanymi poleceniami Administratora.

Niniejsza Umowa stanowi umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 RODO.

§2. Charakter i cel przetwarzania

Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w celu świadczenia usług przez System.

Zakres usług obejmuje:

• obsługę rezerwacji,
• prowadzenie kalendarza wizyt,
• wysyłkę przypomnień SMS,
• wysyłkę przypomnień e-mail,
• przechowywanie historii wizyt,
• prowadzenie notatek organizacyjnych.

§3. Kategorie danych

Administrator może powierzać następujące dane:

§4. Zakaz danych szczególnych kategorii

System nie jest przeznaczony do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych.

Administrator zobowiązuje się nie wprowadzać do Systemu danych:

• dotyczących zdrowia,
• alergii,
• ciąży,
• leczenia,
• niepełnosprawności,
• danych genetycznych,
• danych biometrycznych,
• danych ujawniających poglądy polityczne,
• danych ujawniających przekonania religijne,
• danych dotyczących orientacji seksualnej.

Administrator ponosi odpowiedzialność za wprowadzenie takich danych do Systemu.

Procesor może usunąć dane naruszające niniejszy zakaz, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia zgodności z prawem.

§5. Czas trwania przetwarzania

Dane są przetwarzane przez okres obowiązywania umowy o korzystanie z Systemu.

Po rozwiązaniu umowy:

• dane pozostają dostępne przez 30 dni w celu eksportu,
• po upływie tego terminu dane są usuwane z systemów produkcyjnych.

Dane znajdujące się w kopiach zapasowych są usuwane nie później niż po 90 dniach.

§6. Obowiązki Procesora

Procesor zobowiązuje się:

• przetwarzać dane wyłącznie na polecenie Administratora;
• zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych:
  • zachowały poufność,
  • były odpowiednio przeszkolone;
• wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne;
• pomagać Administratorowi w realizacji obowiązków wynikających z RODO;
• niezwłocznie informować Administratora o naruszeniach ochrony danych.

§7. Środki bezpieczeństwa

Procesor stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji TLS,
• kontrolę dostępu do systemów,
• uwierzytelnianie użytkowników,
• tworzenie kopii zapasowych,
• monitorowanie dostępów administracyjnych,
• aktualizacje zabezpieczeń.

Środki te mogą być rozwijane wraz z rozwojem Systemu.

§8. Pomoc w realizacji praw osób

Procesor, uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, w szczególności:

• prawa dostępu,
• prawa sprostowania,
• prawa usunięcia,
• prawa ograniczenia przetwarzania,
• prawa przenoszenia danych.

§9. Naruszenia ochrony danych

• Procesor zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki.
• Zgłoszenie powinno zawierać informacje dostępne Procesorowi na moment zgłoszenia.
• W miarę pozyskiwania nowych informacji Procesor przekazuje je Administratorowi.

§10. Podprocesorzy

Administrator wyraża zgodę na korzystanie przez Procesora z podprocesorów.

Aktualna lista podprocesorów obejmuje:

Podmiot	Cel
Render	hosting infrastruktury
Resend	wysyłka wiadomości e-mail
SMSAPI	wysyłka wiadomości SMS
Google Analytics	analityka ruchu

Procesor może korzystać również z innych podprocesorów niezbędnych do świadczenia usług.

§11. Audyty

• Administrator może zwrócić się o informacje dotyczące środków bezpieczeństwa stosowanych przez Procesora.
• Procesor udziela informacji w rozsądnym zakresie, z uwzględnieniem ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i bezpieczeństwa infrastruktury.
• Audyty nie mogą prowadzić do zakłócenia działania Systemu.

§12. Usunięcie danych po zakończeniu współpracy

Po zakończeniu świadczenia usług Procesor:

• usuwa dane lub
• zwraca dane Administratorowi

zgodnie z decyzją Administratora, chyba że obowiązek dalszego przechowywania wynika z przepisów prawa.

§13. Odpowiedzialność

Każda ze stron odpowiada za naruszenia przepisów RODO w zakresie, w jakim ponosi odpowiedzialność zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§14. Forma zawarcia

Umowa zostaje zawarta w formie elektronicznej.

Akceptacja checkboxa:

„Zawieram Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych"

stanowi zawarcie niniejszej Umowy.

Procesor przechowuje informacje o:

• dacie akceptacji,
• godzinie akceptacji,
• adresie IP,
• wersji dokumentu.